仕事が多くなったとき
上司にいつも以上の仕事を任されたとき、残業が増えたとき、繁忙期など仕事が通常よりも多くなることは誰にでもあります。
仕事の時間が無限にあれば、順序を考えず、目についた仕事から1つずつ終わらせていけば良いですが、仕事の時間には制限があり、場合によっては納期もあります。
もしもクライアントから依頼の仕事となると、今は忙しいので1週間後にしてくださいとなると、その仕事は他の人に依頼がいってしまい、仕事を逃すことになります。
忙しい時こそ、効率よく仕事を行うことが必要となっており、効率悪く仕事をしていては、成果を出せず、場合によってはチャンスを逃すことになります。
キャパシティと重要度
どのような人であっても、仕事をやるスピードや効率は決まっており、時間あたりどれぐらいの仕事をできるかはきまっています。
仕事の量が多くなり忙しくなったとしても、急にいつも以上に2倍や3倍の仕事を時間あたりにできるようになるわけではありません。
そこで、仕事の量が多くなれば、優先順位をつけて、その順位に従って終わらせていくようにします。
ただこのときに、溜まっている仕事の中で、古いものから順に行うなどしては、あまり効率的ではありません。
まずは自分の仕事に対するキャパシティと、それぞれの仕事の重要度を考えます。
時間がかからずすぐ終わる仕事、重要でない仕事、逆に時間のかかる仕事、重要な仕事と分けてみましょう。
その中でまずは、重要な仕事を一番と考えて、先に率先して終わらせるようにします。
次に時間のかかる仕事を、最後に残った仕事を終わらせます。
重要な仕事は明日会議で必要となる仕事や、納期の迫っている仕事などであり、成果にもっとも結びつく仕事です。
いつ行っても良い納期のない書類作成や、デスク周りの清掃、買い出しなどは、時間が空いたときに行えばよいです。
わかりにくい方は、自分のキャパシティをバケツに例え、それぞれの仕事を石に例え、重要な仕事は大きな石、重要でない仕事は小さな石と考えます。
キャパシティを空けておかないと、大きな石はバケツに入らず、そのために真っ先に片づけるべき仕事になります。
今日やるべきこと
いくつもの仕事の中で、重要度がどれかわからないときは、今日中に終わらせないといけない仕事が、もっとも重要な仕事となります。
ただその日に行う重要な仕事は、多くても1日2つぐらいまでが、通常の人では限界です。
それ以上重要な仕事があると、キャパシティーオーバーとなり、どれから手を付ければいいか、または仕上げた内容が希薄になる可能性があります。
今日中にやるべき大切な仕事は、1日に2つまでと、自分の中で決めておきましょう。
逆に重要でない仕事ばかりであれば、すぐできる仕事、すぐ効果の出る仕事を優先して行っていくようにします。
