効率化する
仕事の生産性を上げるには、仕事を素早く手際よく行うことであり、それはすなわち効率化することです。
1つの書類を作るにしても、いくら素晴らしい内容の書類ができたとしても、朝取りかかり夕方にできては、大変生産性が悪いです。
まず仕事があるならば、手を付ける前に、どのようなことから行うか、どの順序で行うかを決めましょう。
実際製造業などであれば、1から10までどの順序で行うかマニュアル化されており、もっとも生産性の高い流れを作ります。
ただデスクワークや営業など、成果が目に見えにくい仕事となると、何からすべきか迷っていては、あれもこれもと生産性が下がります。
そのために、成果の見えにくい仕事ほど、まずは仕事の順序を決めていきましょう。
また成果を明確にすることも、生産性を上げることであり、言い換えれば目標や目的をはっきりとさせます。
どのような仕事でも納期があり時間は限られているので、仕事を始める前に順序を決めると同時に、目標や目的も決めて終わりも決めましょう。
このようなことから、仕事を始める前から、生産性は高いか低いかが、決まってしまうのです。
時間の使い方
生産性を上げるには、順序や目標を決めて仕事を開始したら、メモを活用します。
どうしても人間は、1つの事柄についてもいつまでも永遠に覚えておくことはできず、忘れてしまうこともあります。
仕事を行うたびに、そのような内容を思い出していては、大変生産性が低いです。
重要なことはメモしておく、マニュアルにできることはまとめておく、毎回同じ仕事であれば、テンプレート化するなどしておきます。
仕事で時間を使うときは、できるだけ長い時間を確保するようにします。
たとえば1日30分を4回確保するよりも、1日2時間まとめて確保した方が効率が良く、生産性が上がります。
人間は機械と違い、仕事を始めるとなるとデスクに向かってもすぐに始めることはできず、考えをまとめて、体を仕事モードに切り替えないとなりません。
その時間を考えると、長い時間確保した方が良く、短い時間では終わらないような仕事も、終えられます。
または仕事の時間だけを、ある程度まとめて確保しておいても良いでしょう。
そして最後に、どうしても仕事を順序立てて時間を確保しても、手が動かない、考えが思い浮かばないまとまらない、というような時でも、まずは手を動かします。
どのような仕事であっても、とりあえず手を動かして作業を行っていけば、自然と仕事が進んでいくので、手を動かすことを考えます。
手を動かせばやる気も出てくるので、仕事をしたくないと思っても、自然と仕事が進みます。
ある程度仕事が進めば、一息入れて、それまでの仕事の改善や修正などを行っていけば良いでしょう。
